Regarding Allegations of Inappropriate Financial Dealings
November 27, 2021
The recent Vitvitsky open letter (circulated to the voting membership via email, Monday, Oct 18, 2021) contained allegations of inappropriate use of the Shevchenko Scientific Society of America (Society) funds. The Society’s constitution requires the Auditing Committee (AC) to investigate these allegations. According to the Corporate By-Laws of the Shevchenko Scientific Society of America (2003):
The duties of the Auditing Committee include the following: overview of management by the Society’s Officers concerning the Society’s financial and other assets; auditing the compliance of all operations of the Society consistent with its By-Laws, and decisions of the General Meetings and the Board of Directors.
At a quarterly meeting of the Society’s board, members discussed the allegations that former President George Grabowycz used the Society’s funds “as his personal piggy bank.” Board members requested that the AC examine these allegations and decide whether to investigate.
The AC began by examining the AC reports presented at the upcoming and past two General meetings. These reports are appended to this report, The following list considers each report separately.
- AC report from the 2015 General Meeting was presented by the AC Head Orest Popovych. This meeting was held at the end of the first term of President George Grabowycz (2012 – 2015) and covered the period that overlapped with the book contract that is mentioned in the Vitvitsky letter. From this report, the following three sections are relevant and have been highlighted by the current AC by bolding and italicizing the font for easy referral.
- The first highlighted section describes the documentation provided by Treasurer Natalia Honcharenko as detailed and her reports as excellent. The current AC concludes that the Treasurer did not note any action that could have been described as any financial irregularities that involved the abuse of funds for personal benefit and without administrative oversight.
- The second highlighted section describes the efforts of George Grabowycz during the Shevchenko Jubilee: First as the initiator of the activities as the Learned Secretary under President Popovych’s term (2008-2011), followed by the “prime mover” and “coordinator” during his first term as president (2012-2015). Except for the unfinished book by President Grabowycz, the publications and events for the Shevchenko Jubilee coordinated, authored, and contributed to by President Grabowycz were “accomplished, and over-accomplished” due in part to two additional books that Grabowycz had helped publish. The report mentioned the book that was contracted as being almost complete according to the author. The current AC notes that there was no sense of urgency in 2015 for a book that was supposed to appear in 2012. The AC recommends that the original contract be updated to include a revised completion date.
- The third highlighted section occurs near the end of the report and lauds the high level of the celebration of the Shevchenko Jubilee that will be remembered “with golden letters” in the history of the Society. The current AC notes that the report was extremely happy with the activities of President Grabowycz during his first term.
- The AC report from the 2018 General Meeting presented by the AC Head Roman Kuc. This meeting was held at the end of the second term of President George Grabowycz (2015 – 2018). Kuc examined the financial records obtained from Treasurer Natalia Honcharenko and found nothing unusual. The Treasurer’s reports described in the minutes of the quarterly meetings of the Society do not mention any unusual financial dealings. Also, AC Head Kuc has not been notified about, nor suspected, any activity that could be described as using the Society’s funds as financial irregularities. Since all AC reports at the General Meeting begin with defining the duties of the AC, among them monitoring the financial transactions of the Society, any suspicious financial activity should have brought to the attention of the AC.
Additionally, this AC report mentions that the Treasurer and the AC Head hired an external Financial Audit Firm to annually oversee the financial dealings of the Society. This was at the recommendation of the previous AC Head Orest Popovych during the second term of President Grabowycz. In accordance with New York State law on nonprofits, the Society’s finances have been regularly audited by an independent professional accounting firm (with no ties to the Society staff or board). The reports issued by the Audit firm stated that the Society operated following accepted professional norms. Treasurer Honcharenko’s annual reports have also been regularly reviewed and discussed at quarterly and annual meetings. These reviews have found no financial irregularities, were further reviewed by the Society at its regular meetings and the minutes are available upon request. These annual reports itemizing income and outlays are also available upon request. The current AC concludes that President Grabowycz acted responsibly with respect to the Society’s finances.
- AC report to be presented at the 2021 General Meeting of the Society by the current AC Head Roman Kuc. This General Meeting will be held at the end of the first term of President Halyna Hryn (2018-2021). As in the previous five years, the relationship of AC Head Roman Kuc and Treasurer Natalia Honcharenko was professional and cordial. During this time there were no indications of mishandling of Society’s funds by President Hryn’s Administration. During the terms of Presidents Grabowycz and Hryn, the quarterly meetings of the Society, during which proposed expenditures follow Robert’s Rules of Meeting Conduct. Each expenditure is proposed by a motion by the responsible member of the Administration, after secondary support the motion is discussed, followed by a vote by members of the Administration, with the result recorded in the minutes. The current AC concludes that President Hryn acted responsibly with respect to the Society’s finances.
From the facts presented above, the AC concludes that there is no basis for the allegations made in the Vitvitsky letter regarding inappropriate financial dealings by Presidents Grabowycz and Hryn.
Respectively submitted by the Society’s Auditing Committee,
Roman Kuc, Head
Leonid Hrabovsky, Vice-Head
Alexandra Hrycak, Melania Nynka and Olya Yarychkivska, Members
ЗВІТ КОНТРОЛЬНОЇ КОМІСІЇ
за період травень 2012 – травень 2015
Згідно зі Статутом НТШ-А: “До компетенції Контрольної Комісії належить загальна перевірка фінансового господарювання майном Товариства, перевірка діловодства та виконування постанов Загальних Зборів і Управи Товариства“. Голова Контрольної Комісії (КК) був присутній на усіх Сходинах Управи, крім двох, з якими ознайомився з їхніх протоколів. Ціла КК перевірила велику кількість фінансових документів НТШ-А та інші матеріяли, які відносилися до її обов’язків.
Фінансове Управління
КК перевірила документи НТШ-А, які відносяться до бюджетів, доходів, банкових рахунків, фондів та інвестицій Товариства за період від 1 липня 2012 до 31 березня 2015. Ці документи ми одержали від Наталії Гончаренко, довголітнього книговода НТШ-А, яка влітку 2013 перебрала на себе ще й додаткові обов’язки Віце-президента, Скарбника і Голови Фінансової Комісії НТШ-А. Документація, яку ми одержали від Н. Гончаренко, є детальна, а її звіти – взірцеві, потверджуючи її високий фаховий рівень в галузі фінансів. Тому, що у квітні 2013 НТШ-А втратило послуги управителя від більшости своїх iнвестицій, одним із найважливіших завдань Н. Гончаренко було знайти нову фірму для управління інвестиціями. Для цього вона заанґажувала Vanguard Securities, почавши від 31 листопада 2013. Згідно з опінією КК, доходи, що їх ця інвестиційна фірма заробляє для НТШ-А дотепер є задовільні. ЯК ЦЕ РОБИЛИ ПОПЕРЕДНІ УПРАВИ, ТРЕБА ОБОВ’ЯЗКОВО НАПРИКІНЦІ ТРИРІЧНОЇ КАДЕНЦІЇ ЗАМОВИТИ АВДИТ У ПРОФЕСІЙНОЇ ФІРМИ, ЯКА ПРОВІРЯЄ ФІНАНСОВІ КНИГИ.
Виконання Резолюцій Загальних Зборів 2012
Резолюції 2012 поставили перед Управою завеликі вимоги, головно, якщо взяти до уваги, що Президент і його співробітники мусіли зосередитися над Шевченківським Ювілейним Проєктом. Все таки, нашим обов’язком є підсумувати статус виконання цих Резолюцій.
НЕ ВИКОНАНО (подаємо числа Резолюцій): 3. Збірку пожертв (fundraising). 4. Можливість спільного англомовного журналу НТШ-А та УВАН. 6. Відзначення 80-ліття Голодомору. 7 Підготування стратегічного пляну для НТШ-А. 8. Переклад творів Тараса Шевченка на англійську мову. 9. Створення інтернет-порталів для Наукових Секцій і для Осередків НТШ-А. 10. Призначення бюджету для оновлення веб-сторінки Товариства. 12. Видати англомовний збірник наукових праць про Тараса Шевченка і його добу. 16. Підшукати спеціяліста, котрий написав би англійською мовою про вклад українських науковців у розвиток світової природничої науки.
ВИКОНАНО: 2. Традиційна співпраця НТШ-А з НТШ в Україні продовжується. 5. Пропозицію провести конференцію про Григорія Сковороду розглянули, але не знайшли у нас знавця від Сковороди. Щодо “Руської Трійці“, то у нас відбулася конференція про Маркіяна Шашкевича. 10. Річний бюджет для програмного забезпечення ухвалений. 12. Видано другий том “Тарас Шевченко в критиці“. Англомовна монографія про Тараса Шевченка ще не видана, але близька до завершення. 13. Другу книгу Американського тому ЕУД поміщено на інтернеті, над Третьою йде інтензивна робота. 14.Праця над архівами НТШ-А продовжується. 15. Продовжуються узвичаєні контакти з американськими університетами. Слід відмітити особливо плідну співпрацю між Центром Демографічних і Соціо-Економічних Досліджень та університетами в Україні.
Виконання Постанов Управи
На своїх Сходинах 12 грудня 2009, Управа формально затвердила Ювілейний Проєкт для
відзначення 200-річчя з дня народження Тараса Шевченка. Тоді запляновано головні видавничі заходи Проєкту: а) Прижиттєва критика Тараса Шевченка; б) Англомовна монографія про Тараса Шевченка; в) Англомовний збірник наукових праць про Тараса Шевченка і його добу. Хоча постанови Ювілейного Проєкту були ухвалені ще за попередньої каденції, їхнім рушієм і координатором від початку був Григорій Грабович, як Науковий Секретар, а пізніше, як Президент НТШ-А. За виїмком англомовного збірника наукових праць про Тараса Шевченка, видавничі складові Ювілейного Проєкту виконано і перевиконано, бо в додатку до заповіджених видань, появилася ще й онографія пера Г. Грабовича “Шевченкові ’Гайдамаки’: Поема і Критика“, як і факсимільне видання першодруку самих “Гайдамаків“. Англомовна монографія про Тараса Шевченка – майже готова, згідно з її автором Г. Грабовичем. Згідно з плянами Управи, програма Шевченківського Ювілейного Проєкту далеко не обмежилася до публікацій. НТШ-А провело в Нью-Йорку три наукові шевченкознавчі конференції, зорганізувало престижний концерт під назвою “Ukraine, Shevchenko & Music” в американському театрі Merkin Concert Music Hall, Президент Грабович виступив як куратор вистави “Тарас Шевченко: поет, художник, ікона“ в Українському Музеї в Нью-Йорку. У своїх Річних Звітах 2013 і 2014, КК критикувала спосіб управління Президента Грабовича і деякі його наслідки. Одначе, КК стверджує, що незважаючи на дещо контроверсійний старт, Управа НТШ-А на чолі з Президентом Грабовичем успішно виконала свої головні завдання за останні три роки. Передусім Ювілейний Проєкт для відзначення 200-річчя нашого Патрона виконано на такому високому рівні, що пам’ять про нього закарбується навіки золотими літерами в історії НТШ-А.
Контрольна Комісія пропонує Загальним Зборам 2015 року уділити уступаючій Управі абсолюторію.
Орест Попович – Голова Контрольної Комісії
Володимир Василакій, Ярослав Заліпський, Іван Шеґда – члени Контрольної Комісії
ЗВІТ КОНТРОЛЬНОЇ КОМІСІЇ
за період червень 2015 – травень 2018
Згідно зі Статутом НТШ-А: «До компетенції Контрольної Комісії належить загальна перевірка фінансового господарювання майном Товариства, перевірка діловодства та виконування постанов Загальних Зборів і Управи Товариства.»
На Загальних Зборах 2015 року Марта Богачевська-Хом’як була вибрана головою КК і Роман Куц заступник голови. На жаль, з приводу смерти її чоловіка Ростислава у грудні 2015 року, Марта перестала бути головою й Куц перебрав головство КК.
Фінансове Управління
Голова КК одержав фінансові документи НТШ-А від скарбника Наталіії Гончаренко, які відносяться до бюджетів, доходів, банкових рахунків, фондів та інвестицій Товариства за період від 1 червня 2015 до 31 березня 2018.
На Загальних Зборах 2015 року відступаючий голова КК Орест Попович радив Управі НТШ-А замовити авдит у професійної фірми відколи попередний авдит був виконаний в 2011 році. У звязку цієі поради, у 2015 році NY State Charities Bureau зачала вимагати авдит у професійних фірм щороку та додати зведення авдиту до щорічних податкових форм 990 і CHAR 500. У жовтні 2015 скарбник Гончаренко й Голова КК Марта Богачевська-Хом’як порівняли пропозиції із двох Нью Йорських фірм, Lederer, Levine & Associates and Schall & Ashenfarb, і рішили, що пропозиція від Schall & Ashenfarb була якісно краща. У листопаді 2015 скарбник Гончаренко й Голова КК Куц найняли фірму Schall & Ashenfarb виконати авдит. В 17 березня 2017, авдит був закінчений і доказав, що фінансові справи НТШ-А були виконані по прийнятих професійних нормах. Скарбник Гончаренко і голова КК Куц не були задоволені зі занадто повільної обслуги поточної фірми. Мабуть другі клієнти цієї фірми брали першеньство. В 30 березня 2017 скарбник Гончаренко і голова КК Куц листовно припинили службу цієї фірми. У серпні 2017 скарбник Гончаренко й Голова КК Куц найняли фірму Robert Hanoman, бухгалтер який виконав попередний авдит, виконав авдит фінансових справ згідно з документамим НТШ-А до 30 червня 2017. Всі авдити від 30-го червна 2015 були річно завершені й стверджують, що фінансові справи НТШ-А були виконані по прийнятих професійних нормах.
Виконання Резолюцій Загальних Зборів 2015
- Створити Комітет Стратегічного Планування для складу плану розвитку НТШ-А на наступніх 5, 10 та подальших років, і представити його до загального обговорення. – ВИКОНАНО
- Оновлення веб сторінки НТШ-А і застосування комунікаційних засобів у спілкуванні з нашими членами і громадою через electronic newsletters. – ВИКОНАНО
- Організування кампанії збирання фондів на НТШ-А, так званого development рlan, з метою досягти рівня 33½ відсотків загального прибутку, як цего вимагає IRS, зі зрозумінням, що будемо старатися це осягнути за 3 роки. – ЧАСТИННО ВИКОНАНО
- Продовження активної діяльності шевченкознавства, яка була започаткована в рамках проєкту Ювілею Шевченка, а також продовжувати інші започатковані видавничі серії НТШ-А. – ВИКОНАНО
- В подібному дусі, продовження нової серії Записок НТШ-А; те, що вже іде до друку. Надіємось, що частіше будемо їх бачити. – ВИКОНАНО
- Включитися в акції підтримки інтересів України в інформаційному форумі, включно із започаткованням спеціяльної сторінки на нашому оновленому вебсайті; зі співпрацею з різними організаціями, використання всяких соціяльних медій. Це ідея “оборони української правди.” – ВИКОНАНО
- Співпраця з краєвими організаціями НТШ-А на добро науки і України. – ВИКОНАНО
- Побажання більш реґулярних (частіших) засідань Секцій. – НЕ ВИКОНАНО
- Надалі координувати події НТШ-А з подіями інших організацій в Нью Йорку. -ВИКОНАНО
- Поширення праці з різними американськими – неукраїнськими установами. -ВИКОНАНО
- Почати підготовку до відзначення Проголошення Української Незалежности. -ВИКОНАНО
- Установити каталоґ та реформи у Бібліотеці.- ВИКОНАНО
- Заохочувати молодих науковців до участи в НТШ-А. – ВИКОНАНО
Виконання Постанов Управи
Протоколи Сходин Екзекутиви доказують, що пропоновані постанови були обговорені, поставлені під голосування, й затверджені. Голова КК перевірив, що всі постанови були виконані.
Членство КК вражені діяльністю Управи НТШ-А на чолі з Президентом Грабовичом та хвалить досягнення Комітетів та Секцій. Особливо зазначуємо регулярні тижневі доповіді в приміщенні НТШ-А на сучасні теми та їхнє рекламування через імейл. Також важлива фінансова підтримка авторів та студентів які розслідують істотні теми щодо України та їй актуалний стан у світі. Більшість секції відбули свої сходин щонайменше річно. Відновлена веб сторінка ефективно інформує світ про діяльність НТШ-А.
КК стверджує, що Управа НТШ-А на чолі з Президентом Грабовичом успішно виконала свої головні завдання за останні три роки.
Контрольна Комісія пропонує Загальним Зборам 2018 року уділити уступаючій Управі абсолюторію.
Роман Куц – Голова Контрольної Комісії
Леонід Грабовський, Зірка Воронка, Алексадра Грицак – члени Контрольної Комісії
Report of the Audit Committee
From June 1, 2018 to July 30, 2021
According to the Constitution of the Shevchenko Scientific Society of America (The Society): The responsibilities of the Audit Committee (AC) include monitoring the financial affairs of the treasure belonging to the Society, monitoring the functions that ensure its well-being and the completion of the recommendations made at the General Assembly and the Administration of the Society.
Financial Affairs
The head of the AC has received and inspected the financial documents and reports of the Society from the Treasurer Natalia Honcharenko, which describe the budget, income, bank accounts, funds and investments during the period from June 1 to July 17. The bottom line shows a 17% increase in the Societies funds, with a significant amount coming from dues that resulted from a recent update in the membership database.
The head of AC and Treasurer collaborate in engaging a professional accounting firm to perform the government-mandated audit and generate the required tax forms. The most recent audit concludes that the Society operates according to standard practices that are used by non-profit organizations.
Resolutions of the General Assembly in 2018
The following resolutions were made by the Resolution Committee, chaired by Hryhorij Hrabovych, with members Virko Balej, Natalia Honcharenko and Vasyl Makhno, at the General Assembly in 2018.
- Pursue a fruitful activity and cooperation of the Society with UVAN and the Ukrainian Institute of America.
AC observation: Discussions were hampered by the COVID-19 pandemic that resulted in a joint agreement to postpone any actions.
- Enhance fund-raising campaigns for the Society.
AC observation: The membership database was severely outdated, resulting in lapses in dues payments. The database has been revised resulting in a substantial influx of funds. The Society Newsletter sent to the revised database is a means to motivate donations for the Society’s projects.
- Refine the process of acquiring source material that began with the publications about Shevchenko and his contemporaries.
AC observation: The Society is continuing this project. During this Administration’s term four books have been published, two in final stages of publication, and 12 more are in process and being supported.
- Celebrate the 200-year anniversary of the birth of Ponteleimon Kulish by publishing his works and publications analyzing their contributions. Coordination with the Center of Kulish Studies in the Institute of Shevchenko Literature and with the National Academy of Ukraine.
AC observation: This activity is being conducted with some publications ready for press.
- Continue publication of “Notes from the Society”.
AC observation: This publication has expanded from a printed format to an online version that has an expanded readership due to the revised membership database, as well as other Ukrainian cultural organizations, thus increasing the influence and prestige of the Society.
- Increase cooperation with Ukrainian intellectual community.
AC observation: This has been accomplished is several ways. The revised membership database includes contacts in Ukraine. The Math/Physics Section headed by Professor Roman Bruch in collaboration with Roman Kuc has formed a Web-based method of establishing collaborations between Ukrainian and diaspora researchers with common interests. Grants from the Society available for supporting Ukrainian students stranded in the US by the COVID-19 pandemic were published on the Society Web page and in social media. This effort has recently provided more than $30,000 for aiding students from Ukraine.
- Cooperation with other sections of the Shevchenko Scientific Society outside America.
AC observation: The Society president and membership participated with the Shevchenko Scientific Society in Canada and has established a closer relationship with that society through online seminars by both organizations and Zoom meetings.
- Renew and enhance activities of the Society sections.
AC observation: The Zoom seminars sponsored by the sections have received very favorable reviews, comparing their quality to university seminars. The access to these seminars advertised on the Society web page, Newsletter, and through the updated membership mailing list yielded an increased viewership by Society members and non-members, thus enhancing the prestige of the Society beyond that possible with in-person seminars.
- Coordinate activities with other cultural organizations in New York City.
AC observation: The initial effort in this direction were the seminars advertised on the Society web page Newsletter, and through the updated membership mailing list yielded a broader viewership to enhance the prestige of the Society that encourages joint activities. The first results were collaborations with other Ukrainian organizations, including the Ukrainian Institute of America, Vox Ukraine, and Razom for Ukraine. The Society Newsletter and updated membership database served to provide information to collaborations in these organizations, as well as in Ukraine, including the Ukrainian Catholic University and National University of Kyiv-Mohyla Academy.
- Increase collaboration with other American organizations, especially those involved in intellectual and Ukrainian studies.
AC observation: The Society participates in the Annual Convention of the AAUS (Slavic studies) by hosting a reception and also sponsors a book prize jointly with a Jewish cultural organization.
- Complete the fourth book of the Encyclopedia of Ukrainian Diaspora Project.
AC observation: The fourth book has been published this year, completing this project.
State of the Motions of the Administration (Uprava)
The Administration of the Society is composed the Officers, including the President, Vice-president, Treasurer, and Director of Intellectual Affairs, along with the chairs of Committees and Sections. The meetings of the Administration occur regularly, approximately every three months. The AC head or AC members attend these meetings as non-voting participants. The AC head also receives the minutes of these meetings.
These meetings follow a prior-distributed agenda that starts with the President’s summary of the state of the Society and actions that were taken since the last meeting. The treasurer reports on the current financial status, followed by presentations by the heads of the Committees and Sections. Actions that are needed to address ongoing activities, concerns and opportunities are proposed by a member making a motion that needs to be seconded. The meeting minutes describe the motions were make, discussed, put up for vote, and passed.
The AC confirms that all passed motions have either been completed or in the process of completion.
AC Summary
The AC members applaud the accomplishments of the Society’s Administration led by its president Halyna Hryn and praise the accomplishments of the Society’s Committees and Sections. Of special note are the following. The seminars covering current topics relevant to Issues impacting Ukraine and society in general have made a significant impact and raised the prestige of the Society. These seminars were initially presented in the Society’s headquarters. However, the COVID-19 pandemic that started in March 2020 mandated quarantines and social distancing, necessitating the transition from in-person presentations to online seminars using Zoom. The Administration turned this hindrance into an advantage by making these seminars available to its members and non-members who were previously limited in attendance by distance or mobility, granting access to a larger audience throughout America and in Ukraine. The update of the membership database was a significant improvement that increased the visibility of the Society’s activities. The philanthropic activities of the Society continued to offer financial grants to authors and students that pursue the study of topics relevant to Ukraine and its current standing in the world. Most sections engaged seminar speakers at least once each year, although the online format of the seminars using Zoom offers the capability to increase the number of speakers that can participate. This past three-year term activity has significantly increased the prestige of the Society among the Ukrainian diaspora as well as in Ukraine. It bodes well for the future of the Society.
In conclusion, the AC confirms that the Administration of the Society under the leadership of its President Halyna Hryn has successfully fulfilled its major undertakings and placed the Society in a position to continue its path of renewal in the age of the Internet and social media.
The Audit Committee proposes to the 2021 General Assembly to grant the current Administration absolutorium.
Respectfully submitted by the Audit Committee,
Roman Kuc, Head
Leonid Hrabovsky, Vice-Head
Aleksandra Hrycak, Melania Nynka and Olya Yarychkivska, Members